仕事の進め方:ゴールから逆算して予定を立てる

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仕事の進め方がわからないなら、ゴールから手前に遡りながらタスクを設定していくとやりやすいと言う話をしたい。

仕事で一番困るのは進め方がわからない時だ。

もし締め切り日が1ヶ月、2ヶ月先となれば、なまじ時間があるように感じられてすぐに行動に移すことができない。

日々の業務も存在し、今すぐに取りかかれるわかりやすい仕事があるとついついそちらに手を出してしまう。

しかし、締め切り日の設定がそれほど先になっていると言うことは、つまりそれだけ重い仕事であると上司は考えていると言うこと。

自分よりも業務に関する経験や知識が多いのであれば、おそらく正しいのは上司の方だろう。

と言うことは「まだ時間があるな」と感じたとしても急いで取り掛からなければならない。

わからないことを考えてもストレスになるだけなので気が進まないのだが、それでもやらなければならない。そうしないといつまでたっても業務フローを理解することができない。

スケジュールの例(イメージ)

具体的に、もし2019年の10月からプロジェクトを開始して、20年の4月にあるサービスをリリースすると下場合、

1ヶ月単位でスケジュールを立てるとしたら、こんなイメージになる。

20年4月:サービスのリリース

20年3月:上司・役員の認可

20年2月:レビュー後の修正+上司・役員への報告

20年1月後半:上司・役員への報告+レビュー

20年1月前半:報告用資料の作成

19年12月:有識者レビュー後の修正

19年11月:作業+有識者へのレビュー

19年10月:作業

19年9月:コンセプトの考案、実現のための手段探し、スケジュール立て

詳細

大抵何かを指示されるときは「こんなものを作れ」という、具体的に定まってすらいない最終形の指示のみがでる。

おそらく、上司の中では「実現のための具体的な話もイメージの中にはあるが、そこはお前に任せる。」という感覚でいるであろうことだと思う。

そして最終形だけ提示されてもどうにもならないので、可能な限り細かく上司・役員のアタマの中にある完成品に対するイメージを聞き出す。

ヒアリングした内容から必須の機能や自分自身が入れると良いと思われる実現したい機能を盛り込み、それを実現するための手段を探す必要がある。

手段を探すことと並行して、スケジュールを立てることになるが、

ここでようやくタイトルの話になる。手前からやるべきことを積み重ねていくこともできなくはない。

しかし、他の業務も日々消化していかなければならない以上、作業が遅くなることはあっても早くなることは少ない。

となれば、やはり期限を明確にする必要がある。

よって、20年の4月がリリース日だとするのであれば、そこから一つずつ現在に向けて遡りながら、

「この日までには絶対やらなければならない」という期限とタスクを設定していくことでスケジュールが勝手に決まる。

上司から「こんなものを作ってくれ」と言われただけでは、何もわからないので身動きが取れないが、

日々やるべきことと期限ができれば動かざるを得ない。

このようにすると、全く進め方すらわからない。という状態からは脱することができる。

報告と軌道修正はこまめに

コンセプトと手段、スケジュールが決まって作業に取り掛かるのは良いが、

進捗報告やどのように進めるかの案が決まったところで一度上司に説明するのが良い。

何も相談しないまま進めた場合、上司のアタマの中にあるもので全然違ったものが出来上がる可能性があるからだ。

すると、それまでにかけた労力や時間が全て無駄になる。自分自身は給料は出るが何の実績にもならないし、いたずらに会社のリソースを無駄にしただけになる。

社内での評価にも響くかもしれない。ずっとその会社で生きるのならこれだけは避けたい。

そのため、作業に取り掛かる前、案が決まった段階で一度上司にレビューしてもらうのが良い。

そこで上司のイメージとそぐわないものであれば「ここはこうした方が良い」というように修正の指示が出てくる。

一方的に受けた指示をただこなしていくだけでは上司の期待にも応えられないだろうし、おかしなものが出来上がるかもしれない。

そういったことを防ぐためにこまめな報告と軌道修正が重要になる。

まとめ

・ゴールから遡って予定を立てる

・具体的にはタスクの洗い出しと期限の設定

・こまめな報告と軌道修正

この3つを理解していれば若手社員のレベルとしてはそこそこのものになると思う。

あとはスケジューリングの見積もりには、知識や経験の少なさから甘い部分は多いだろうが、そこは仕事を経験しながら培っていく必要のある部分。

20代はとにかく仕事に集中すべき時なので、逃げずにしっかり仕事に取り組む必要がある。

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