[20代の若手向け]仕事のタスクを溜め込まないコツ=悩む時間を減らす

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この記事について

20代の若手社員はこれから長い社会人生活を送ることになる。会社員、個人事業主、経営者、どのような形であれ仕事をしていくことは変わらない。

そして、どうせ働くのであればうまく仕事をやりたいし、良い結果を出したい。その結果として昇進、売り上げアップ、好評価、社会的信用につながればこれほど嬉しいことはない。

どれも得難いが大切なことだ。

この記事は、どうすれば仕事がうまくできるか、日々働く中で感じたことや考えたことを、備忘録としてまとめたものであり、これから働き盛りになる若手社員にとって有益な記事になると考えている。

課題:タスクを溜め込んでしまう

通常の業務に加えて、何かのプロジェクトを進めているとかなり忙しくなる。加えて、電話などで飛び込みの作業や仕事が降ってくることも多い。

テキパキとタスクを消化していかなければ、どんどん仕事が溜まってしまう。このことに悩む人はかなり多い。というより悩まない人は存在しないだろう。

タスクは簡単なものですぐに終わらせられるものから、進め方がわからず身動きが取れないものまで幅広く存在する。

「仕事は段取り8割」と言われ、タスク管理や時間管理も重要視されている。もちろん適切にそういった手法を取り入れつつ、他にタスクを素早く消化する方法はないだろうか?

その方法の一つは「悩む時間を減らす」ことだと考えている。

作業ができるのは業務中だけ

突然話が変わるが、仕事を進めることができるのは業務中だけである。残業したり、持ち帰ることもできるかもしれないが、日中に仕事をする以上に効率よく進められるわけではない。

また、家に持ち帰っても特に手をつけず、ダラダラしているうちに次の日を迎えることもあるのではないだろうか?

それなら仕事をするのは業務中だけとハッキリ区別してしまう方が良い。

話が逸れたが、基本的に業務中にしか仕事はできない。そしてその限られた時間の中で何かしらの成果物を作らなければならない。

すると、作業をしている時にわからないことで考え込んだりしてしまうと、そこで進捗が止まってしまう。

他のところでは常に仕事が進むか、問題が発生するなどしてどんどん次の業務が発生している。

いつ仕事が飛び込んでくるかわからない状況で、手を止めていたらタスクは溜まる一方になってしまう。

だから悩む時間を減らすことがタスクを溜め込まないコツになると考えている。

理想は手が止まらない状態

悩む時間をなくすことができれば常に手を動かすことができる。理想は作業の手が止まらない状態。

この理想的な状態になるにはいくつかの条件に当てはまる必要がある。

  • スケジュールが決まっている
  • タスクが必要十分に整理されている
  • 他人を介する回数が少ない

一言で言うと、ゴールまでの道筋がハッキリしているかいないかによってスムーズに進められるか影響してくる。

スケジュールが決まっていなければ時間管理などできるはずもないし、締め切りがない業務は往々にして後回しにされてしまう。

簡単な内容ならまだ良いが、業務経験が浅かったり知識がない分野であれば尚更その傾向は強い。

また、スケジュールが決まっていたとしても、ゴールまでに何をしなければならないかがハッキリしていなければ動くことができない。

完成までに必要なことが全て挙げられていなければ、締め切りが近づいてきた段階で作業の工程が手戻りすることになる。

他には、報告や確認しなければならないことがあるのに、その対象人物と予定が合わなかったり、

データや成果物を受け取らなければ次へ進まないのに、担当者の作業が遅れているなどと言ったことも遅れる原因になる。

他人が原因のことは仕方がないが、自分が担当する業務に関してはこのような遅れの要因を防がなければならない。

こうした要因を排除することで、悩むことが減り、手が止まらない理想的な状態になれる。

悩んでも質は上がらない

すぐには解決しないことがあり、そのことで考えたとしても大して成果物の質は上がらない

5分考えて解決できないことは1時間考えても解決できない。そのために必要なものがないことがその理由だ。

その状態で作ったものは時間をかけようがかけまいが大した差は出ない。誰にも相談せず、悩み抜いた末に作り上げたものは間違っている可能性も高い。

その場合はかけた時間の分だけ無駄になってしまう。だから悩む暇があるくらいなら雑で間違っていても良いのでとにかく一度作り上げた方が良い。

そしてすぐに関係者にチェックしてもらい、足りない部分や間違っている部分を明らかにする必要がある。

そうしてレビューと修正を繰り返していくことで中身が良くなる。

わからないことは有識者に聞く

しかし、大抵の困りごとは誰か一人に質問してしまえばすぐに答えが返ってくる。

だから困った時はすぐに有識者に聞いてしまうのが一番悩む時間を減らすことに効果的だ。

その人物との人間関係も関わってくるので難しい面もあるし、誰が何を担当しているかを事前に知っておかなければならないと言う面倒な点もある。

そのため、いつでもすぐに質問できるためには所属部署が推進するプロジェクトや担当業務の体制図や担当表などを把握しておき、答えを知っている人にすぐに聞くことができるようになる必要がある。

そうすることで困ったときに右往左往しなくても済む。

まとめ

まとめると

タスクを溜め込まないコツは「悩む時間」を減らすこと。

そのために、不明点はすぐに質問する。

「誰に聞いたらいいかわからない」状態を防ぐために、所属する部署の業務と担当者を把握する。

これだけでかなり仕事が捗るはず。

試してみると、おおよそ間違っていないと感じる。

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