[20代 若手向け]作業効率を圧倒的に高めるショートカットキーを最大限活用しよう

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この記事について

20代の若手社員はこれから長い社会人生活を送ることになる。会社員、個人事業主、経営者、どのような形であれ仕事をしていくことは間違いない。

どんな仕事をするにせよ、どうせ働くのであればうまく仕事をやりたいし、良い結果を出したい。その結果として昇進、売り上げアップ、好評価、社会的信用につながればこれほど嬉しいことはないだろう。

この記事は、どうすれば仕事がうまくできるか、日々働く中で感じたことや考えたことを備忘録としてまとめたものだ。

この記事を読んでいるあなたと共に「デキる社員」を目指していくことを目的にしている。

前回は段取り的な話としてタスクを溜めないコツを考えたが、今回は作業効率を圧倒的に高めるショートカットキーの活用について考える。

マウスを使わず操作できるか?

突然だが、「マウスを一切使わずにパソコンを操作してみろ」と言われたとする。するとあなたはパソコンを操作することができるだろうか?

私はできなかった。しかし、ほとんどマウスを使わずにパソコンを操作する人というのは存在する。そして、「マウスを使うな」というのは、その人に実際に言われたことだ。

「何を言っているんだコイツは?」と最初は思った。しかし、今になってわかる。一見意味のわからないことを言う先輩だったが、これから長く仕事をする自分にとって、実はとても役に立つことを言っていたのだと。

要はキーボードのみで操作できるようになれ。ということだった。

今では私もそのように考えているが、なぜショートカットキーのしようがそれほど大事なのかを書く。

マウスの操作は意外と疲れる

マウスを使った操作の利点は直感的な操作が可能なことだ。目で見て追うことができるし、手を動かしてポインタ(矢印)を合わせるという、対象を選択する動作がとても簡単にできる。

しかし、1日中社内にこもって仕事をする部署にいる場合、ずっとマウスで操作し続けるのは意外と疲れる。特に目。

画面上のアイコンは小さい。そのアイコンにポインタを当てるという行為自体は簡単なのは間違いないが、

長時間の作業を続けていると段々とポインタを合わせにくくなってくる。それにドンピシャでポインタを合わせることも意外と難しい。

私たちは意識しないだけで、アイコンを選択するのに集中力と手間と時間をかけている。

CUIに慣れると仕事が爆速になる

CUI(character user interface)というのは、かなりざっくり言えばキーボードでキーを打ち込むことで操作することを意味する。ctrl+Cでコピーしたり、ctrl+Vで貼り付けしたことは誰だってあるはず。

しかし、キーボードで行うことができる操作はコピーペーストだけではない。そのほかにも様々なキーが存在する。

「マウスを使うな」と言われた日から数日間は地獄を見たが、1週間も経つ頃には実際にキーボードだけである程度操作ができるようになった。

そしてマウスだけを使っていた時よりも明らかに作業スピードが上がっていた。「仕事は段取り8割」と言われ、作業効率自体は差がつかないとも言われる。

しかし、実際は作業効率の良し悪しによっても完成までの時間に相当の差が発生する。

1日1個調べる

はじめのうちはマウスを使わずに操作することは難しい。そしていちいち調べるのも面倒くさい。

そして、ネットに載っているショートカットキー一覧も役に立たない。あんなものは一覧で見ても覚えられないからだ。

だから1日に何個も調べる必要はないし、まとめて覚えようとするのも良くない。

実際に自分が操作していて、この操作にショートカットが割り当てられていないかという疑問を抱いてから調べることで初めて覚えることができる。

こうして作業をしながら調べているうちに私は気づいた。マウスを使わずに操作するという行為は、ショートカットを自分で調べる必要性を引き出す意味だったのだと。

1日1個だけで良い。メモ帳でもワードでも良いので、ショートカットキーとその意味を書きつけていこう。1ヶ月後には爆速で仕事ができるようになっている。

30分で終わらせるはずが40分50分かかっていた・・・ということも少なくなる。

作業中は締め切りがある焦りからそうしたちょっとした検索も面倒に感じるが、検索画面に載っていなければ10秒で作業に戻ることができるからほとんど影響はない。

逆に、もしキーの割り当てがあったら、さらに1分かけて使い方を知るだけで、その後の人生でどれだけの時間を節約することができるだろうか?

そう考えると、1日1個、何かの作業中に感じた面倒な操作をキーで代用できないか検索してみよう.。

自分専用のショートカットキー一覧を作ろう

調べたことは2、3日すると忘れてしまう。だから自分専用の一覧を作ろう。

すでにショートカットキー一覧は役に立たないと書いているが、それはあくまで他人が編集したものだから、

自分で疑問に感じて、自分で調べ、自分でまとめたことは忘れることはない。仮にもし忘れたとしても、自分用の一覧を作っていれば思い出すことはできる。

まとめ

今回は仕事のスピードを圧倒的にはやめる手段の一つであるショートカットキーについて考えた。

今後も仕事を早く、上手く進める方法を考えていきたい。

続き⇨時間を意識することについて

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