質問しても欲しい回答が帰ってこない・・・そんなときは質問するときは要点を書いたメモを見せる。

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わからないことがあったとき、自分なりに調べて答えが見つからなければ誰かに質問するしかない。

周りは誰もが忙しそうにしているのでなんとなく申し訳ない気持ちを抱きつつも聞いてみる。

しかし、聞きたいことに対する返答がなかなかもらえないことがある。

そんなことがよくあるので、どうすれば防ぐことができるかをこの記事で考える。

考えていることは想像以上に伝わらない

自分の考えていることは、言葉で説明しても伝わらないことの方が多い。

電話を録音などして後から聞いてみるとわかりやすいが、

自分が詳しいことならまだしも、

わからないことについて誰かに質問するときは、意味がわかっていないまま質問してしまう。

だからその分野に詳しい人が聞き取る場合でも、

質問の意図が読めない意味のわからない質問をすることになる。

怪訝な顔をされて、さらに一生懸命言葉を尽くして説明しようとすればするほど、

余計に話が見えなくなってしまうことも多い。

そういう時の対処法は一つしかない。

要点をメモして見せる

他部署からの問い合わせ、自分の関わっている案件で何か問題が起きた時など、

周りの誰かに質問をするあらゆる場面において、箇条書きでメモして見せる以上にわかりやすく質問をする方法はない。

事前に多少なりとも自分で考えて要点をまとめることができるからだ。

現在の状況、何に困っているのか、どうしたいのか、大体はこの3点を書くだけで良い。

自分よりも先輩なら誰もが通ってきた道であることも多いので、すぐに適切に答えを返してくれる。

聞いた人がわからなかったとしても誰に聞けば良いかは教えてもらうことができる。

報告に使う資料も、長々と文章を書くよりも箇条書きの方が伝わりやすい。

わかりやすく要点をまとめる訓練にもなるため、新人と呼ばれる期間を抜けたとしてもしばらくの間はこの習慣を続けるべきだ。

簡単に伝えて相手の反応を見る

ぶっちゃけて言うと、質問するときはメモを渡すだけにして余計なことは言わない方が伝わりやすいとまで感じる。

しかし、いきなり質問といってメモだけ渡すのも失礼になるので、口頭で伝えるのは本当に簡潔に済ませる。

多くの場合は口頭では伝わらないことや聞き漏らした場合でも、メモを見てわからないことがあれば聞き返してくれる。

下手に自分から喋ろうとしても逆効果になる。

むしろ、こちらの質問の意図を知るために相手から状況の把握のために質問を返してくれる。

だから質問をしたいことを伝えて相手からの反応を待ったほうが、結果的にコミュニケーションにコストがかからない。

まとめ

非常に簡単かつシンプルなことで、誰でも言えるようなことだが、やらない人は多い。

新人っぽいとか恥ずかしいとかバカバカしいとか、そんなことを考えるよりも優先すべきことがあるはずだ。

他部署からの問い合わせであれば待たせているのだから早く回答する必要がある。

そうでなくても、ただでさえ仕事が溜まっていく一方なのだから、困ったことがあればさっさと解決するに限る。

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