意味のない無駄な会議はアジェンダを事前に周知することでなくせる。

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どんなに気をつけていたとしても起こってしまう無駄な会議。

どうして生まれてしまうのか?原因を考えていた前回からの続き。

今回は無駄な会議を生まないためにはどうすれば良いかを考える。

2019年8月8日 | BEST PRACTICE
これからの20代の生き方を考えよう。
会議がマジで無駄・・・何も決まらないのに繰り/

会議の目的をハッキリさせる

まず、何のために会議を行うのかをハッキリさせる必要がある。

  • 情報の共有
  • ブレインストーミング(案を出し合う)
  • 課題、タスクなどの洗い出し
  • 意思・方向性の決定

もちろんこれ以外にも会議を行う目的は存在するが、

これらのうち、どれかには概ね当てはまる。

しかし、何のために会議を行うのかが明確に知らされないまま集まったとしても何も決まらない。

ただただ案件を進める上で壁になっていることに対して文句が出るばかりであり、

何も決まることなく時間だけが過ぎていく。

会議で提出する成果物を用意する

3人寄れば文殊の知恵という言葉がある。

人間が寄り集まれば、何かしら良いアイディアが生まれるということだが、実際はそう簡単にはいかない。

もしそれが事実なら、会議に大勢参加するだけで最高の案が生まれていなければおかしい。

ただ集まっても文殊の知恵は生まれないのはなぜか? 私が思うに、集まるだけでは足りないものがある。

良いアイディアを生み出そうとするにも、下地がなければ生まれるものは何もない。

一つ前にあげた会議の目的の候補を見返してみても間違っていないと感じる。

情報の共有はダラダラ話しても伝わらない上に時間がかかる。

だから簡潔に伝えられるように資料などを用意しておくことが望ましい。

最悪でも簡潔にわかりやすく伝えられるようにまとめておくことは必須だ。

案を出し合ったり、何かの意思決定をする際も同じ。

案は会議が始まってからパッと思いつくものでは質が高くならない。

意思決定もそのための材料を準備する必要がある。

だからこそ、事前に決めておいた会議の目的に沿って、

成果物を一人一人の参加者が会議が始まるまでに準備をしなければならない。

何も用意することもなく会議に参加したのでは、ただ話を聞くことしかできない。

もちろん聞くことが主体の会議もあるので、それが一概に悪いということではない。

しかし、一担当者として自分も何かの案件やプロジェクトに関わるのであれば、

集まる際には何もしなくても良いなんてことはないはずだ。

アジェンダを決めて事前に周知する

会議があるという時点でテーマは決まっているはず。

しかし、一つのプロジェクトの中にも考えるべきこと、やるべきことは多種多様に存在する。

その全てを一回の会議で決めるということは不可能だ。

そのため、今回の会議では何をするのか、できる限り具体的に決めておく必要がある。

ここをきちんと決めておかなければ、やるべきことの多さによってすぐに話題が分散する。

だんだんと雑談に近くなり、本来の趣旨からそれていくことで無駄な会議が生まれてしまう。

それ以上細かく分類できないほどに切り分けた会議の目的・項目を決めておく。

そしてその内容をメールなどで周知する。

会議を行う目的とともにその内容を事前に把握することができれば、

各人が会議までに何をしなければならないかがわかり、無言でただその場にいる人物も減る。

事前に準備さえしていれば、発言や議論の質も上がり、結果的に意味のある会議につながる。

まとめ

なんども同じことを繰り返すが、会議をする際は目的をハッキリと決めておき、

やるべきこと・考えるべきことを決めて事前に周知する。

参加者は会議が始まるまでに宿題を片付けることで、有意義な会議にすることができる。

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