企業に残る電話やメールの文化を改善できないだろうか

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電話応対は仕事の基本と言われる。

応対方法や敬語の種類はいくつかある上に、電話の相手が社内か社外かによっても言葉遣いが変わる。

そのこと自体は苦ではないが、どうにも電話応対によって奪われている時間があまりにも増え過ぎているように感じる。

わざわざ電話をかけてくる人が多い

電話がかかってくると強制的に作業を中断させられる。

自分に向けてかかってきた電話なら良いのだが、不在の社員の席にかかってきた電話は誰かが代わりに取る必要がある。

自分はまだまだ若手社員のため、電話を取ることが多い。

そのこと自体は別に良いのだが、同じ相手から何度も何度も電話が来ることが多い。

初めのうちは、なぜわざわざ電話をかけてくるのだろうか?と腹が立っていたのだが、

どうやら電話の受け手が不在のことが多いからだということがわかってきた。

電話をかけてくる人間も、意外と被害者側と言えるのかもしれない。

折り返しせずに放置する人が多い

電話をかけてきた相手が折り返しの連絡をしているのに、全くもって連絡を返さない人がいる。

忙しいことはわかっているし、予定表を確認するとうんざりするほどに予定が詰まっている。

まともに対応する時間もないということは十分にわかるのだが、

電話を返すことができないにしても、せめてメールの1通くらいは送ることはできないだろうか?

いつなら連絡できるとか、今日は無理だから明日連絡をしてほしいと言った意思疎通もしていないように見受けられる。

いつ連絡が取れるかわからない上に、折り返しも無いとなれば、電話の相手は頻繁に電話をかけてくるしか無くなる。

仕事上、何か必要があって連絡をしてきているのだろうから、

相手の仕事が進まないだろうし、代わりに電話を受ける者にとってもいちいち作業を中断させられることになる。

放置しているということは、電話の受け手にとっては優先度の低いことなのだろうが、

だからと言って何も連絡しないでいても良いのだろうか?

チャットで良いのでは?

電話をかける方は良いが、受ける方にとっては難しい。

連絡手段として、チャットを使うのが良いのではないだろうか?

ビジネスチャットではslackが使い勝手が良いという話をよく耳にするが、

残念ながら私が勤める職場ではチャットは使っていない。

メールはもちろん使っているのだが、役職が上がるとあまりにも多くのメールが届き過ぎて読まれていない。

相手にメールを送ったとしても、「読まれていないかもしれないから、念押しのために連絡する」というおかしなことをする羽目になる。

チャットに変わったからと言ってどうにかなるものでもないのかもしれないが、

いちいち「お世話になります」という文言や、

宛先を書いているのに、本文にも相手の所属部署や名前・役職を書き、

送信する相手が複数なら役職順にも気をつけてメールするということをやっている。

メールもメールで形式的な決まりが多く、あったところで大した意味はないのに、間

違えると印象を悪くするというリスクしかない文化になっている。

対処法

グチぽくなってしまった。というか完全にグチなのだが、

電話をもらう時間をあらかじめ指定しておくとか、

メールも形式的な部分は気にしないで送っても良いという合意を取るとか、

そう言った対処法を取ることができるのではないだろうか?

あまりにも企業に残るメールと電話の文化が、意味のない時間を無駄にしているものに感じてしまう。

仕事雑談
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