イベント企画・運営の具体的な手順

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ここ1、2週間ほど、副業としてのイベント企画について考えている。

初めてでもやりやすく、小さな規模で始められ、失敗しても損失が小さく、投資とその回収についての感覚を磨くことができる点でかなりオススメではないかと感じている。

前回の記事では、イベントに実際に参加して感じたことをまとめている。

参加してみた結果、自分にも決してできないようなことではないと感じた。

失敗しても影響は小さいが、成功した時は繰り返し行っていけばまとまった収入を作り出すことも不可能ではない。

アップサイドリスクが大きいので、挑戦してみるべきだと思った。

そこで今回は、実際にイベントを開催するにあたってどのような手順で行えば良いか?具体的な手順を考える。

企画

まずはイベントを企画することから始める。

利益が出るかどうかに関わらず、イベントが成功するかどうかはこの企画部分が最も重要なポイントになる。

基本は5W1Hの考え方で良いが、その中でも特に必須の部分について考える。

何をやるか

タコパ、鍋パ、飲み会、合コン、スポーツ、映画鑑賞会、ゲームオフ会などなど。

イベントとしてやることはどんなことでも良い。

主催者は自分なので、自分がやりたいこと、やりやすいことを選んで良い。

前回の記事では、ゲームオフ会に参加した。

イベントでは初めて会う人も多い。

初対面の相手といきなり仲良く話すことは多くの人にハードルが高い。

なので、単に集まって話すことをメインにするイベントよりも、一緒に何かをするようなイベントの方が最初は向いていると考えられる。

先日参加したオフ会では、10台以上のモニターやゲーム機、コントローラーを最初に買い揃えたと言う話だったので、準備や設営が必要になってくるかもしれない。

その点を見れば、飲食物と会場以外は用意する必要のない飲み会や合コンなどもメリットはある。

何をするにしても、参加者に楽しんでもらってリピーターになってもらうことができなければ継続的に稼ぐことができない。

そのため、自分の興味と力量を見て合っているとと思われるものを選ぶ方が良い。

どこでやるか

会場の準備が必要になる。

自宅、友人の家、飲食店、イベントスペース、貸し会議室など。

開催するイベントと、参加人数によってある程度絞られることにはなるが、

それらの条件さえ満たせばどこを会場に選んでも問題ない。

人の集まりやすさ、交通の便、自分の家からの距離など、細かい部分まで考えると地元で行うといったこともあるかもしれないが、

特別な理由がなければ都会でやるべきだ。

イベント企画は人が集まってなんぼの副業。

わざわざ人の少ない地方でやるよりも、母数の多い都会でイベントを行う方が良いのは間違いない。

いつやるか

参加者をどのような人物で想定するかによって変わる。

社会人をターゲットにするなら平日昼間に開催しても集まるはずがないので、

平日の夜か、休日にしなければならない。

大学生なら比較的時間の融通は利くが、ゲームオフ会なら高校生も参加することがある。

会場の予約状況や費用も見なければならないが、

休日の開催が無難な選択肢になる。

イベントによっては男性・女性や年齢によっても変わってくるかもしれない。

何人でやるか

実際に参加者が集まるかどうかはさておき、

何人でやるかを最初に決めておく必要がある。

初挑戦にも関わらず、いきなり30人以上の予定でイベントを企画したとする。

集客が想像以上にうまくいき、実際に参加者が定員まで集まったのは良いものの、

人が多すぎるせいでうまく回すことができなかったとなればイベントとしては失敗に終わる。

かといって3、4人で設定しても準備にかけたお金を回収できなければ意味がないし、

回収できても利益が小さければ意味がない。

その時間でバイトでもやった方が稼ぎが大きかったということになりかねない。

どれくらいの利益を目標にするか設定した上で参加人数を決めるのが良い。

10000円の利益を上げようと思った場合、会場や準備にかかる費用が10000円だとしたら、

総額で20000円の参加費を集めなければならない。

10人なら2000円。20人なら1000円。といった具合になる。

あとは自分がイベントとして回すことができる人数や、イベントの内容に見合った参加費を設定するだけになる。

ちなみに、イベントによって相場が決まっており、ゲームオフ会なら500円〜2000円

飲み会なら2000円〜3000円。

合コンなど出会いを提供する意味も込めるなら3000円〜5000円。

これも男女や年齢によって参加費を変えていることが多い。

イベントのスケジュール・詳細

準備

集客

何よりも大切なのは集客になる。

どんなに良いイベントでも人が集まらなければ利益は出ない。

逆にイベントの内容はそれほど良くなかったとしても参加者さえ集まれば利益が出る。

リピーターになってもらうことで安定的に参加者を維持し、紹介によって拡大もしやすくなる。

そのため、できる限りイベントの内容に凝った方が良い。

集客にはいくつかの方法がある。

  • 街で声をかける
  • Twitterでの告知
  • イベント告知サイトの利用
  • 友人の紹介・口コミ
  • 他イベントからの勧誘

一番簡単なのは友人の紹介や口コミによる方法。

知り合いを伝っての集客なので信頼もあり、参加者も顔見知りの場合が多い。

参加費としてお金をいただくことになるが、その分楽しんでもらうことに注力すれば良い。

Twitterやイベント告知サイトの利用をすることで簡単に全世界に向けて告知することができる。

初対面の人が来る分、難しさもあるが、人目に触れる回数の多さではこれに勝るものはない。

ただし、初めのうちは目に触れても怪しいと思われたり、

自分一人で参加するのに抵抗があると感じたりでなかなか人が集まらないことも多い。

ネットでの集客は方法としては簡単だが、実際に人が集まるにはそれなりにハードルが高い。

街で声をかける方法もあるにはある。

大学の構内や繁華街で行き交う人々に直接話しかけてイベントを知ってもらうことができる。

話を聞いてもらうことさえできないことも多いので、心が折れることもあるかもしれない。

しかし、今後初対面の人ともよく会うことになるので、街中で初めましてで仲良くなる練習も込めてやってみる価値はあるかもしれない。

他のイベント参加時に勧誘することは禁止されていることも多い。

参加者が引き抜かれる分、自らの利益が減ってしまうことになるでトラブルになりやすい。

方法としては存在するが勧めることはできない方法になる。

会場の予約

会場の予約自体は簡単で、電話1本かネットで予約するだけで完結する。

必須ではないが、下見は事前に行う方が良い。

実際に会場にいって設備や機器をつないでみて正常に動作するか?と言うことや、

道に迷いやすいポイント。会場の入り口のわかりやすさなど、

参加者の負担になることがないかあらかじめチェックしておくべきことはある。

レンタルスペースも1日貸切なら5万円以上することは当たり前の世界なので、

できるだけ安い場所や時間帯を選ぶことも重要なポイント。

イベントを継続的に行っていくのであれば、より安くて使いやすい会場を探し続けることも必要になる。

飲食物

飲み会や合コンでは店を予約する際にコースや飲み放題にしたりなどと飲食物もセットで決まることが多い。

ゲーム系のオフ会はゲームをすることがメインなので持ち込み可にして各自に任せるといった方法もある。

どこかに注文する場合は、規模の大きやさ利用の継続性から店側と交渉して値段を下げてもらうことも可能になる。

できる限りイベント開催にかかる費用は安く抑えたいが、手抜きをすると一発でバレる部分でもある。

飲食物の準備は実践を積み重ねて感覚を磨いていくしかないかもしれない。

開催

設営

設備や機器を使用する場合は、すでに書いてある通り、会場の予約前後で下見をしておく方が良い。

当日、開催時間になって機器が動かないとなったら話にならない。

イベントは失敗し、利益は出せず、リピーターも誰一人つかない。最悪の事態になってしまう。

事前に下見を行い、当日利用する予定のものが問題なく動くことを確認した上で当日は設営を行う。

準備物が少なければ特に問題はないが、規模や開催する回数が増えてくると大変な作業になってくる。

その段階になればスタッフを募ると言う選択肢が出てくる。

学生で参加費が負担になっていると言う人がいれば、参加費を免除する代わりに設営を手伝ってもらうと言う方法がある。

出欠確認・集金

事前に参加を申し込んだ方の実際の参加状況を確認し、きっちり集金を行う。

必ず最初に集金してチェックしておかないと、後でトラブルの種になる。

自分が損するだけならまだ良いにしても、他の参加者と不公平になってしまうし、

そのせいでリピーターがつかない・離れてしまうようなことにまで発展するかもしれない。

初めはかなり勇気のいる作業になるが、元々の目的は副業として自分の稼ぎを増やすことにある。

集金ができれば一番の収入アップにつながる部分でもあるため、むしろルンルンな気分でできる作業ではないだろうか。

実施

準備段階までを問題なく済ませることができれば、後は実際にイベントを開催するだけになる。

イベントを回すことも決して簡単なことではないが、全体の行程を見るともう終わりに近い。

ここまでの準備に比べると、後数時間でひとまずイベントの開催にかかる行程が終了するので、

もう一息頑張ることができるのではないだろうか。

イベントの内容や進め方も事前に決めているはずなので、特に問題が起こらなければ予定通りに進めていけば良い。

実際に予定通りにいかないこともあるが、その部分は自分の対応力の問題になってくる。

事前にどのような問題が起こった時にどういった対処をするのか決めておくことは必要だが、

実際に問題が起こった時の対処は実際にイベントを開催して経験を積んでいくことでしか身につかない。

フォローアップ

参加者へのお礼

せっかく参加してもらったのだからつまらないと言う思いを持ってもらうよりは、

楽しいと感じて帰ってもらう方がこちらも気分が良い。

現実的な話をすると、楽しんでもらうことができれば次に開催した時にも来てくれるかもしれないし、

その友人も一緒に連れてきて参加者が増えるかもしれない。

私がイベント企画に挑戦しようと思っているのは、副業のためであり、稼ぐためであり、自分の収入アップのためではあるが、

そのお金は参加者やその両親が働いて稼いだお金を元に支払わられる。

参加者には必ずお礼を伝えた方が良い。

また、何かを提供した対価としてその報酬を得ると言う感覚は会社で働いているだけでは感じられないが、

一生会社員でいるつもりがなく、独立して生きていくのなら必須の考え方になる。

会社で1ヶ月働いていると自動でお金が振り込まれると言うものではないことがその理由となっている。

お礼を伝えたり、他の人に喜んでもらうために頑張ると言うのはただの綺麗事ではなく、

自分が稼ぐためには必要なことであるからと認識した上で、イベント企画をする際には楽しんでもらうことを最優先にやるべきだ。

次回予告

イベントが終わってから告知するよりも、イベント内で次回の告知をした方が告知力は明らかに高い。

実際に参加している人に対して告知するのだから、予定さえ合えば次回も参加してくれる可能性は高い。

ここでは、ただ単に開催日時や場所を伝えるだけではなく、企画している内容を一部紹介したり、

何かのイベントに合わせていることなど、内容を想像して楽しいイメージを持ってもらうことができるように工夫した方が良い。

ヒアリング

参加者に実際に感想を聞いてみると、次回の改善につながる。

主催者側からは見えないことを教えてくれるので、最後の最後で気を抜いてしまいがちだが、何よりも大切な部分と言えるかもしれない。

全員は難しくても、アンケートフォームを使ってヒアリングをしたり、

参加者の一部の人だけにでもどうやってイベントを知ったか、どうして参加しようと思ったか、

実際に参加してみてどうだったかと言うことを聞いてみるのが良い。

まとめ

以上、イベント企画を行うにあたって必要な具体的な手順をまとめた。

あとは、実際に行ってみるだけになる。

口で言うことは簡単だが、実行するのは難しい。

いつ開催できるかはわからないが、今後、副業としてのイベント企画を行う際は、実際に開催してみてどうだったか?その結果をまとめたい。

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