朝、出社した時には今日1日でしっかりと仕事を進めようと考えていたはずなのに、
気づいてみたら夕方近くなっており、意外と仕事が進んでいないということがよく起こってしまう。
何もせずにぼーっとしていたり、ダラダラしているような時間は無かったはずなのに、
タバコ休憩に行っている社員もいる中で、その社員と比べてあまり差がついていないのはなぜか？
そんな気持ちになることが多い。
そこで、今回はどうすれば仕事を効率よく進めることができるか？ということについて考える。
段取り八分
「段取り八分 仕事二分」という言葉がある。
多少言い回しは違うかもしれないが、ビジネス関係の本を読めば必ずと言っていいほど出てくる有名な言葉だ。
仕事をどれだけ「速く」取り組むことができるかというのは、仕事を効率よく進めるための要因としてはそれほど大きくはない。
それよりも、初めに段取りを決めておけば、あとはその通りに実行していくだけになる。
段取りさえできれば仕事は8割終わったようなものだ。という捉え方をされることが多い。
よく聞くことなので、今更そんな当たり前のことを言って何になるんだ。という気持ちもなくはないが、
何度も耳にするような当たり前で基本的な考え方は、淘汰されることなく長い間伝えられ続けてきたことでもある。
それだけ重要なことであるという証拠なので、改めて段取りの大切さを認識しておきたい。
1日の初めはその日のタスク確認から始める
前日までの仕事が残っていたり、業務を行う上で重要な工程のある日はとにかくやるべきことが多い。
そのため、早めに出社して早く仕事を始めなければならないという気持ちになるかもしれない。
しかし、何も考えずに仕事をいきなりはじめてもあまり効率よくはならない。
朝のうちはまだ良いかもしれないが、集中力は1日中ずっと続くことはない。
昼過ぎや夕方頃になってくると疲れが出てくるため、作業の進捗が遅くなってくる。
そうすると、重要な仕事がまだ終わっていない場合には、落ちた集中力のまま効率の悪い作業を行うことになる。
その作業に時間を思いの外取られることになり、結果的にそれ以外の仕事が手につかず、なかなか進まないということにつながる。
今日のうちにやらなければならないこと、明日以降に回しても問題のない仕事、
作業を完遂するまでの負荷の大きさ、時間がどれくらい必要になるか？
これらの要素がどのような仕事にも存在する。
こうしたことを何も考えないままだと、行き当たりばったりの仕事になってしまう。
そのようなことにならないように、1日の初めにはその日のやるべきことの確認から始め、段取りをしっかりと決めた方が良い。
段取りを決めると言っても、やることはそれほど難しくない。
- やるべきことを全て書き出す
- 重要度と緊急度を確認する
- 優先順位を決める
- 取り組む順番を決める
これだけになる。あとは自分自身が決めた順番に沿って、ひたすら作業を行なっていくだけだ。
必要な時間を見積もる
段取りを決めるためには、その日にやるべきことを決めることと同時に、スケジュールを組み立てることが必要になる。
1日の中で仕事ができる時間というのは限られているので、
スケジュールを組み立てるためには1つ1つの仕事にどれくらいの時間が必要になるか？
ということについて、あらかじめ見積もっておかなければならない。
仕事に取り組む順番を決めたところで、時間配分が適切にできていなければ結局スケジュール通りには進まないからだ。
もし、全く時間を見積もることができなければ、15分だけ作業してみることでどれくらい時間がかかりそうかを確認することができる。
重要度と緊急度は仕事によって様々であり、基本的には重要かつ緊急の仕事からするべきになる。
しかし、すぐに消化することができる仕事があるのなら、その仕事をスケジュールのはじめの方に充てておくことも選択肢になる。
どんなに小さな仕事だったとしても、やるべきことが残っているという状態は心理的にストレスになることが理由にある。
常に複数の仕事を抱えている状態にあることが多いので、やるべきことをどんどん減らしていくことも大切になる。
そうした判断ができるのは、やるべきことを確認し、必要な時間を見積もることができてからになる。
そういう意味でも時間の見積もりは疎かにすることはできない。
また、電話がかかってきたり、突発的な仕事が振られたりするために、スケジュール通りには仕事が進まないのが常であるため、
時間的な余裕を仕事と仕事の合間に挟んでおく方が良い。
前日の残りタスクも確認する
1日のうちにやるべきことを全て終わらせた状態で退社することは意外に難しい。
内容的にはその仕事はほぼ終わった状態だとしても、連絡や報告など翌日になってからでなければ完了できないことなどがあるため、何だかんだで翌日に持ち越しになる仕事はある。
そのため、前日の残りタスクを確認しておく方が良い。
「明日やろう」と思って家に帰り、そのまま忘れてしまう可能性はゼロではない。
休みの日を挟む場合はなおさらになる。
そのため、当日の朝に書き出した仕事で、未完のものは翌日分のスケジュールに先に書き込んでおく方が良い。
翌日の朝にやるタスクの書き出しも、前日の退社前に行っておけばさっさと仕事を始めることもできる。
それでも忘れていることがあるため、翌日の出社時には、前日分の仕事やタスクを確認しながらやり残したことがないかを思い出すようにしている。
書き出しておいたタスクが完了したかどうかを、◯や▲など何でも良いので進捗状況を書き込んでおくと、どう言った状況にあるのか一目でわかるようになる。
休みの日も同じ
ここまで書いてきたことは仕事についてだが、これは休みの日でも全く同じことが言える。
寝て過ごしたりダラダラ過ごす休みの日も良いが、どちらかと言えば有意義に過ごしたいと考える人も多いのではないだろうか？
事前に予定が決まっている日であれば何も問題はないが、
何も予定の入っていない日はどうしてもダラダラとした過ごし方になりがちになる。
そのため、休みの前の日や当日の朝に、何をするべきか、どれくらいの時間をかけて何時頃にするか？
そう言ったことを決めておけば、有意義な過ごし方を送ることができる。
土曜日の朝はジム、土曜日の午後は副業、日曜日の朝は読書、日曜日の午後は副業か遊びに行く。
曜日ごとにこのような予定を事前に決めておくことも良いかもしれない。
というよりも実際に私はこのような過ごし方をしている。
毎週必ずというわけではないが、ある程度決めていればやるべきことも決まっているので今日は何をしようと考えながらぼーっとしてしまう時間を減らすことができる。
そうすると、金曜日の夜は華金だから終電や朝まで飲んだり、夜更かしをしてしまうことが減る。
20代でいられる時間は限られている。人生で一番若いのは今。という言葉があるが、
人生で一番若い今をどうやって過ごすのか？
過ごし方は自由ではあるものの、自分にとって良い過ごし方になるようにしていきたい。
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