就活ではメールの管理をしっかり行おう

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  • 就活しているとメールがたくさん届く
  • 企業からの案内メールが多過ぎて煩わしい
  • メールが多過ぎて本当に重要なメールが埋もれている
  • もはやメールを読んでいない

こうした悩みを抱えている就活生に向けて、メールを適切に管理することの大切さとどうすれば適切に管理することができるか、具体的な方法を考える。

メール管理の重要性

はじめに認識しておかなければならないことは、メールを管理するというタスクが一生付いて回るということ。

あなたが就職して働き始めると、毎日大量のメールが届くようになる。

中には自分にとって重要なメールもあるが、相対的にその割合は少ない。

目を通しておけば問題ないものや、そもそも自分の業務の範囲外であるにも関わらず、なぜか宛先に含まれているといったこともある。

自分にとって必要なメールはどれか、内容はどのようなものか、いつまでに何をやらなければならないのかなど、

自分のスケジュールや行動に関わることまで含めて把握しておかなければならない。

もしそれができなければ仕事を進めることができなくなってしまう。

そして、毎日大量に届くメールの中から必要なメールを把握する作業はリタイアするまで続く。

食事や睡眠と同様に、送られてくるメールを管理することは日々の重要なタスクになる。

就活中はあまりにメールが届くのでうんざりしてしまい、メールを読まなくなる学生も存在するが、

それが祟って志望度の高い企業の説明会や面接の日程を把握し損ねてしまう可能性がある。

そうなると、選考を受けることができなくなる。

どの企業に就職するかによって、人生の方向性が大きく変化してしまうのが就職活動であるため、

メール1つ読み落とすことによって発生するリスクは相当に大きなものになる。

就活生にとって、メールを適切に管理することは人生において死活的な問題と言える。

しかし、そこまでのものだと考えてメール管理について教えてくれる人は存在しない。

地味で目立たない作業なので、あえて言及することもないのかもしれないが、決しておろそかにすることはできない。

一方で社会人にとってもメール管理は重要なタスクになる。

メール管理をおろそかにした場合の影響を仕事に当てはめて考えてみると、シンプルに言えば次のようになると考えている。

メールを読んでいない→やるべきことを把握していない→業務の進捗に遅れが発生する→社内での評価・報酬・出世への悪影響につながる

ワークライフバランスが重視されてきていることもあり、人によって重要なことはそれぞれ異なる。そのため、金銭や地位などに関心がないという考えを持つ人も存在する。

そうした考えを持つことは重要だが、そういったこととは無関係に、メールを読んでいないために業務の進捗に遅れをもたらす人と一緒に仕事をしたいと思う人はいない。

そのような人と一緒に仕事をすると、コケる可能性が高くなることが理由にある。

そして、そうしたことが巡り巡って自分の損失を招くことになる。

営業部門で働くのであれば加点方式で評価は決まっていく。

そのため、数字さえとっていれば問題はないという考えがある。

それが正しいか正しくないかはともかく、確かに営業成績が良い社員はハラスメント系の問題を起こさなければ社内では悪く扱われることは少ない。

一方で、営業部門以外の部署で働く場合は仕事の成果が目に見えにくい。そのため、仕事ぶりがどのように見えるか?という主観的な印象が社内評価を左右する場合がある。

実際のところ、そのような評価はただの印象に過ぎず、適切に社員を評価することの難しさという話にもつながるが、現実としてそのような状態にあることは多い。

そして、そうした評価はミスが多いか少ないか、レスポンスが早いか遅いかといったことも要素として含まれている。

ミスの多さ、レスポンスの早さは自分のスケジュールとタスクを適切に管理できているかによって決まり、スケジュールとタスク管理に影響することはメールに記載されていることが多い。

就活生と同様、社会人にとってもメール管理は人生を分ける死活的な問題につながる可能性がある。

このような認識を持っていると、面倒だとしてもメール管理を怠ることはできないと考えることができる。

メール管理の具体的な方法

それでは、どうすれば適切なメール管理をすることができるのか、

具体的な方法はたった一つ。

就活用のアドレスを取得する。これだけで良い。

普段使用しているメールアドレスで就活サイトや企業の選考のページで登録してしまうと、

就活関連のメールに他の全てのメールが埋もれてしまうため、

Gmailで就活にだけ使うアドレスを取得するのが一番簡単で手っ取り早い。

その上で、フォルダ分けをするとさらに整理しやすくなる。

Gmailに限ったことではないが、差出人、本文、タイトル、宛先などに、指定する単語が含まれていればフォルダを分けてメールを受信することができる。

差出人を特定の企業名にしても良いし、タイトルに説明会、面接などの単語が含まれていればフォルダを分けるという方式にしても良い。

 

対策をするのが比較的簡単な点は救いかもしれない。

まとめ

メール管理は就職活動で発生する面倒なタスクの1つになる。

しかし、就職した後もずっと付いて回ることでもあるため、

今のうちから適切に管理を行うことができるようになっておくことで、ミスなくスムーズに就活や仕事を進めることができる。

対策は専用のメールアドレスを取得し、フォルダ分けをするだけで良い。

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