【大学生・新社会人】知らないと恥をかくExcelの基本的な使い方

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Excelは社会人にとっての必須のスキルです。

大学生でまだExcelを使ったことがない方、

内定を取って仕事を始めるまで少し暇がある方、

既に新社会人として働き始めている方で、

Excelを使ったことがなく、どのように使えば良いのかがわからない・・・

そんな悩みを持つ方向けに、私自身が大学生・新社会人のの時に知りたかったExcelの基本的な操作方法をまとめています。

Excelで何ができるのか?

まず、Excelとは何か?という点からです。

一言で言うと、Excelは表計算ソフトです。

数値や文字をデータとして扱うことができます。

売上や利益といった経営にかかわるデータや、顧客情報、社員情報など、

社内に蓄積されているデータを計算したり、並び替えたり、ある条件に沿って絞り込むことができます。

そして、そういった何かしらの操作を加えたデータを、グラフや表に落とし込むことで資料を作成します。

資料は様々な仮説、目的、理由をもとに作成されますが、

作成された資料は多くの人の目を通してブラッシュアップされます。

そして、最終的には今後の事業展開をどのように進めていくかといった経営判断をするための材料として用いられます。

具体的な用途としては、プロジェクトのタスク管理や進捗状況の把握を行うことなどがあげられます。

もっと身近な例でいえば、大学の単位取得状況などもExcelで管理することができます。

大学では卒業までに一定の単位の取得が必要ですが、

学科、学部、学年、ひいては学校全体での単位取得、履修状況などをExcelで管理しておけば、

返済の必要のない給付型奨学金の候補として、単位の取得状況やGPAの上位の学生で絞り込むことができます。

また、逆に単位の取得状況が悪く、留年の可能性のある学生をリストアップすることもできます。

学科内での成績を上位、もしくは下位から順番にランキング形式で並べ替えることもできます。

所属学科、学籍番号、試験の成績、単位取得状況などなど、学内に存在する大量のデータをExcelで管理しておけば、

何かしらのアクションをする際の対象者やボーダーラインの設定などが簡単にできるようになります。

そういった意味で、Excelはとても役に立つソフトです。

社会人になると、こうしたExcelを使えることがまるで当たり前であるかのような雰囲気で仕事が進んでいきます。

実際Excelが使えないと仕事にならないのですが、誰かが親切に教えてくれるということはそう多くはありません。

だからこそ、使いこなせない方も多く存在します。

しかし、そんな中で自分がExcelを自由に使って目的に沿った資料をサッと作ることができたら、会社で重宝されることは間違いありません。

特にちょっとした集計作業を5分10分でサッと完了させることを積み重ねていくことで、「こいつは使えるな」といった信頼を少しずつ得ることができます。

Excelの基本的な使い方

さっそく、Excelに触れてみましょう。

既に知っている箇所がある場合は読み飛ばしても問題ありません。

セルに文字を入力する

セルを選択した状態でキーを打ち込むことで入力ができます。

文字の入力すること自体に特別なことはありませんが、

セルの左側に寄せられていれば文字列として、

セルの右側に寄せられていれば数値として扱われることになります。

一見、どちらも同じように感じますが、数値と文字列は別々のデータです。

Excelに慣れてきて関数などを使うようになってきた際に、その違いを知ることができます。

セルを編集するにはF2

既に値が入力されているセルを書き加えたい時や変更を加えたいときなど、

ダブルクリックすることで編集ができます。

しかし、いちいちセルをマウスで選択してダブルクリックをするのは面倒なので、ショートカットを使うのがお勧めです。

編集したいセルを選んで、F2を入力することでセルの編集モードにすることができます。

コピー・ペーストはCtrl+C、Ctrl+V

言わずと知れたコピペです。

大学生なら何度もお世話になることでしょう。

大学生でなくとも幾度となくお世話になります。

タイトルの通りコピーをする場合はCtrl+C

コピーした内容を張り付けるときはCtrl+Vです。

複数のセルを選択する

複数のセルを同時に選択したい時があります。

まとめてコピーするときなどですね。

その場合は、マウスでセルを選択してドラッグする方法もありますが、

もう一つ、キー入力だけで選択する方法があります。

端のセルにカーソルをあてて、Shiftを押しながら方向キーを入力します。

こうすることで複数のセルを選択することができます。

複数のセルの値をすべて消去するにはdelete

複数のセルを選択してまとめて入力された値を消去したい時があります。

この時、back spaceを押しても先頭のセルしか消去されません。

選択したセルの値をすべて削除したい場合は、deleteキーを入力します。

ファイルの保存と印刷

Excelでデータを扱って資料の作成が完了したら、成果物を保存しておく必要があります。

また、最後は印刷して提出することもあるでしょう。

名前を付けて保存はF12

Excelで資料を作成したら保存しましょう。

方法は2つあります。

「ファイル」→「名前を付けて保存」→保存場所の指定→「保存」

保存場所はデスクトップでも良いですが、

ファイルが増えてくるとどのファイルがどこにあるのかわかりにくくなってしまうため、

慣れてきたらフォルダを作って管理する方が良いです。

上書き保存はCtrl+S

まだ完成する前の作業途中でも、こまめにファイルは上書き保存するクセを付けた方が良いです。

PCがフリーズしたり、いきなりExcelが落ちてしまうこともあるからです。

保存しないまま作業を進めていた時に、何かしらの原因でExcelが終了してしまった場合、

それまで作業していた内容はすべて消えてしまいます。

そんなことになったら目も当てられません。

ただし、いつも「ファイル」タブから「上書き保存」を選択するのは相当面倒です。

ここはショートカットのCtrl+Sを使って手早く上書き保存するようにしましょう。

ファイルの印刷はCtrl+P

画面左上の「ファイル」タブから印刷することができます。

しかし、これもショートカットでCtrl+Pを入力することで素早く印刷の設定を行うことができます。

つまずきやすい点・注意点

ここでは、初めてExcelを操作する際につまずきやすい点や注意点について記載します。

セル内の改行はAlt+Enter

初めてExcelを使うときに、だれしもつまずくのがセル内での改行です。

セルをダブルクリック、もしくはF2で編集モードにした状態で、

Alt+Enterキーを入力しましょう。

そうすると、セルの中で改行することができます。

改行した後、行列の幅が小さいために文字がセル内に表示しきれないことがあります。

その場合はすでに書いている通り、行や列の幅を変更しましょう。

セル結合はしない

セルの結合は原則しないことをお勧めします。

値をコピーしたり編集の必要が出てきたときに、

結合されたセルが解除されてしまうなど、後々面倒なことにつながることが理由です。

Excelのファイルは自分だけが編集するとは限りません。

複数の人間がかわるがわる入力したり、共同で同時に編集することもあります。

誰もが使いやすい状態にしておく方が良いでしょう。

ショートカットで差をつける

既に記事内でも紹介していますが、Excelの操作に慣れてきたらショートカットを使ってみましょう。

マウスを使わずにショートカットで操作している姿は抜群にかっこいいですよ。

ゼミ・研究室の課題やサークルの予算管理などをExcelで行い、

ショートカットを駆使してデータを扱う姿をさりげなく友達に見せるとかなり印象が変わります。

実際、マウスを使わずに操作することができれば、圧倒的に作業効率が向上します。

社会人になってからも一目置かれます。

(しかし、いくら手作業が早くなったと言っても関数やマクロを駆使できる方には及びません。ショートカットに慣れてきたら、今後は作業の自動化に自然と興味が湧いてくるでしょう。)

また、マウスを使わずキーボードのみで操作する環境をCUIと呼びますが、このCUI環境での操作に慣れておくことも後々の自分自身を助けます。

学生生活でExcelが役立ちそうな場面

いくらExcelでこんなことができます!と言われても、それが自分にとってどのように役立つのかがわからなければ使いようがありません。

そのため、ここでは大学生活に役立てられそうなExcelの使い方をいくつか考えます。

  • 単位履修、取得状況

 

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