【社会人3年目向け】案件の初担当・初リーダーに任命されたら、WBSを作って進捗管理をしよう。

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社会人の3年目ともなると、ある程度仕事には慣れてきたものの、

まだまだ社内の業務の進め方について知らない部分があり、

まだまだ完全に自走することは難しいといった状況ではないでしょうか?

3年目の頃から初めて任されることとしてはある案件の部分的なリーダーをするといったことが挙げられます。

数人のメンバーとともに、「この仕事をやって」と指示された時に、

何をどうしたら良いかわからず、全く進められないといった状況に陥らないように、

進捗管理のツールとして有用なWBSの作成方法について紹介します。

WBSとは?

WBS(Work Breakdown Structure)は日本語では作業分解図と呼ばれます。

プロジェクトマネジメントに用いられるものですが、

タスクと期日をExcelなどで一覧表に落とし込むことで、

仕事の進捗管理をすることができるツールです。

プロジェクトマネジメントを行うために必須とも言えるものですが、

担当は自分1人のみから、数人のメンバーがいる場合もあります。

状況や担当する仕事の内容によって体裁など異なる部分はありますが、

今回は社会人3年目頃の、初めて案件のリーダーや担当に任命された場合を想定するので、

作成に特別なスキルは使いませんし、細かい定義や作成方法などにも拘りません。

自分だけの進捗管理としても使うことができるように考えます。

まずはWBSのイメージ図を見ましょう。

左側がタスク(やらなければならない作業)の一覧、

右側をそれをスケジュールにして横向きの棒グラフで視覚的に表したガントチャートです。

本来、ガントチャートはWBSとは別物ですが、WBSと一緒に作成されることが多いです。

WBSの例

(Wikipediaに掲載の東海発電所解体のWBSをお借りしています。)

最低限必要な項目を作成する

まずは、Excelに最低限必要な項目の枠を作ります。

可能な限り絞ってみると、次に書いている内容が最低限の項目になります。

必要に応じて追加していくのももちろん良いです。

  • No
  • タスク名
  • 担当者
  • 実施期日、実施期間
  • ステータス

会議・報告の場では、WBSを初めて見る方や、そもそもその仕事の内容、その仕事存在自体を知らない方も多いです。

担当者内であればタスク名で話し合ってもわかるのですが、

初めて目に触れる方にとっては、何のことを言っているのかわからないことも多いです。

そのため、会議の場でどの項目のことを話しているのか、わかりやすいようにNoをつけておくのが良いです。

担当者の項目は、数人で仕事を進めていくのであれば1タスクにつき1人、担当者を割り当てることになるので、枠として先に作っておきます。

自分だけが担当の場合は作成する必要はありません。

実施期日、実施期間は、ガントチャートを作成してスケジュールを視覚的に捉えやすくするために作成します。

タスク一覧を作る

Excelで最低限の項目を作成したら、次はタスク一覧を作成します。

最初に挙げた画像の左側の一覧のみを作るイメージです。

仕事を振られるときの上司からの指示は、最終的なゴールを指していることが多いです。

最終的なゴールに至るまでの道筋や、やるべきことは自分で考えて洗い出す必要があります。

そのためにタスク一覧を洗い出す。

未来の話も多分に含まれるので、まだ気づいていないタスクが後から現れてくることも当然あります。

タスク一覧は最初に作成したら終わりではなく、随時修正が必要になってきます。

しかし、考え方は単純でよいでしょう。

例えば営業の仕事をしていて今月は1000万円の売上を出すという目標の場合、

  • 1人当たりの売上目標額を決める
  • 商品毎の売上を決める
  • 一か月間の提案相手、提案数を決める
  • 商談をセッティングするためのアクティビティの目標を決める
  • 商品知識、競合商品の情報を集めてセールストークを磨く
  • 成約率を上げるための資料を作る

チームの目標と個人ごとのタスクが混じるなど、タスクの粒度の異なるものが混在していてブラッシュアップが必要ですが、

このようにやらなければならないことをできる限り細かく書き出していきます。

各タスクの期日を決める

タスク一覧を書き出したら、最終期限から逆算して各タスクの期日を決めていきます。

今月の売上を1000万円とするのであれば、単純に毎週250万円の売上が必要になります。

最終週になっても200万円しか売上がたっていないとなるとさすがに誰でも焦るように、

予定通り進捗しているか、遅れているのかを把握する上ために、各期日毎の実績の確認が必要です。

単純に考えれば、月間1000万の売上なら毎週250万円の売上が必要です。

5人のメンバーで進めるのなら、1人当たり50万円の売上が毎週必要になります。

値段が同じ5種類の商品があるのなら、1種類当たり10万円の売上が毎週必要になります。

成約には顧客と商談が必要であり、商談をセッティングするには営業が必要です。

既存顧客の数が十分でなければ新規開拓をすることになりますが、

今日の商談相手を今日見つけて時間をセッティングするのは無理がありますから、

事前に連絡が必要となります。

1日に1回商談を行って確実に成約できるとしても、

その前日~1週間前には商談のセッティングが必要です。

これが電話やメール、訪問などのアクティビティの数につながります。

ガントチャートを作る

タスク一覧をエクセルの左側に、日付を右方向に並べて

ここまでで洗い出したタスク一覧と各期日を書き込んでいきます。

期日はセルの色塗りがシンプルで分かりやすいです。

終了したタスクは灰色に完了した日に完了と書きます。

まとめ

ここまでに書いた内容のように進めていくと、

WBSをガントチャートと合わせて作成することができます。

チームの進捗管理に使えるので、1度作ってみるとイメージがより詳細に湧きます。

私が初めて作成したWBSは日曜日の過ごし方でした。

掃除、食事、風呂、ゲーム、資格の勉強の5つを、何時までにそれぞれ行うかを書いただけのとてもシンプルなものです。

こんな簡単なものからでいいので、一度作ってみてはどうでしょうか?

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