【情シス】見積もり、発注、納品、請求などモノ・サービス購入時の一連フローを知ろう

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ユーザー企業の情シス社員として、モノやサービスを買うことがよくあります。

駆け出しの情シス社員にとってはわかりにくい業務です。

複数の書類があり、一連の手続きを把握しておかなければ進めることができないので、

社内の手続きから発注先とのやりとりを概要だけでもまとめておきます。

おおよその流れは以下の通りになります。

  • モノ・サービスの検証・購入の決定
  • 検証・選定
  • 見積もり依頼
  • 見積書の受領
  • 社内での稟議・決裁
  • 発注
  • 納品・納品書
  • 検収書・請求書

詳細をさらに書いていきます。

モノ・サービスの検証・購入の決定

PCやその周辺機器などモノを買うこともあれば、サービスのライセンスを購入することもあります。

社内で進行しているプロジェクトの進行や発生した課題の解決策として、議論にあがり、「こういうものがあれば使ってみようよ」となることはよくあります。

ここでは書面などのやりとりはなく、会議体での議論によって決まることが多いです。

検証・選定

何かしらを使うことになった場合は、どの企業が提供しているものを使うか、選ぶための材料が必要になります。

そのためには、実際にいくつか検証品を購入して使ってみる必要があります。

検証は自分だけで行うよりも、複数人で行うほうがより多くの意見を集めることができます。

そして、検証結果をまとめ、エクセルの表でも、パワーポイントのスライドでもいいので紙にまとめて会議で報告を行います。

性能、使用感、価格など、当初の目的に沿うものか判断材料を用意した上で、自分ならこれを買う。という意見を添えて報告します。

個人的には、社内から信頼されている人が報告を行うとすんなりと意見は通りますが、

駆け出しの場合は考慮すべき点が漏れていることなどもあり、ツッコミをもらうこともありますが、

指摘と修正を繰り返して選定が完了します。

見積もり依頼

選定が完了したら、ベンダに見積もり依頼を行います。

もともと付き合いのあるベンダであれば、検証・選定の段階から市場の流通や在庫数などを確認しながら進めることもあります。

在庫がなければ納期が後ずれしていくので、すぐに納品を受けられるか、という点も選定の基準になり得ます。

検証・選定の裏で見積もり依頼に向けて在庫や納期を確認しつつ、見積もり依頼を送ります。

ここでは書面などは使わず、メールなどでのやりとりがメインになります。

見積書の受領

見積書はPDFとして送られてきます。

事前に予算を伝えている場合や、検証段階でのベンダとのやりとりで金額や納期などを確認することができていれば、見積書を受領次第、即社内の手続きに移ることができるでしょう。

社内での稟議・決裁

ベンダから受領した見積書の内容をもとに、社内で書面を作成します。

必要な書類や手続きは場合により変わります。

プロジェクト内にもともと予算が当てられているかといった点や、金額の多寡によっても変わります。

書類を起案したら、所属部などで承認を得た上で、予算を管理統制する部署に提出します。

そちらでも承認を得ることができれば、実際に発注手続きを行います。

発注

発注書を起案してベンダに送ります。

正式に決定した発注の数、納期、金額、取引上の取り決めなどが記載されています。

納期・納品に向けた段取りも発注の前後で行なっていきます。

納品・納品書

形のないサービスであれば必要ありませんが、モノを購入するときは物品の受け渡しが発生します。

ちょっとした数なら担当者が受け取ればそれで終了となりますが、

社内の複数の部署に配布する場合は、配布完了までの段取りを決めなければなりません。

いつ納品するのか、一括か分割か、

各部に直接配送するのか、自分が受け取って配布するのか、

自分が受け取る場合は置き場所はどこにするか、

各部の誰に何個渡すのか、担当者への連絡、配布日、時間、

いわゆるロジ周りと呼ばれるものですが、意外と地道で大変な作業です。

納品と同時に納品書を受け取ります。

検収書

納品・提供を受けた内容に間違いがなければ、検収書を作成してベンダに送ります。

モノやサービスを購入した時だけでなく、何かしらの作業を完了した際にも作成します。

これを作成しないとベンダ側では完了したことにならないので早く送る必要があります。

請求書

無事に納品が完了したら請求書を受け取り、その内容に従って支払いを行います。

支払いまで終われば、一連の流れは完了となります。

まとめ

どの企業にも存在する仕事ですが、部署によっては経験しないこともあります。

基本的な流れを押さえておけば、後は社内のルールさえ把握することができれば進めることができます。

社会人の基本として押さえておきたいですね。

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