【情シスシリーズ】情シス社員のあるあるをまとめてみた

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情報システム部門で働いている時、困ったことになることがよくありますよね?

今回は私も実際に体験した「あ〜これあるよな〜」と思うものをまとめました。

特に駆け出しの頃は何もわからない状態からスタートするので、結果的に大したことのない問い合わせや作業にもかなりの負担となります。

今後同じことで困ることが減らせるようにここに書いておきます。

いつの間にか名前が入っている

プロジェクトの立ち上げ時、何も知らされないままメンバーとして名前を入れられていることがあります

  • ふと体制図を見たら自分の名前を発見する
  • 「担当だよね?」とか言われてわからないことをぶん投げられる

こんなことがあります。

慢性的な人手不足なので、メンバーに入ることは全然悪いことではありません。

駆け出しの情シスメンバーなら経験にもなります。

しかし、何も知らないままにいつの間にか名前を入れられていると流石に困りますね。

他に抱えている作業にも影響してきますし、どのような目的や背景があってその案件を進めているのか、前提を理解するところから始めなければなりません。

引き継ぎされていないのに担当者にされる

しっかりと引き継ぎ書を作ってくれる担当者ももちろんいるのですが、

前任の担当者が誰なのかあやふやな状態で、引き継ぎに時間を作ってもらえることもなく、

「これよろしくね」とかぶん投げられることがありますね。

フォローしてもらえるのならまだ良いのですが・・・

ドキュメントがない・更新されていない

引き継いだはいいものの、仕様やFAQについてまとめたものがないことがあります。

逆にドキュメントはあるものの内容が更新されていない、不要なものを削除していない。といったこともあります。

わからないことがあれば、前任に質問するしかないので、お互いに消耗します。

自分のためにも、担当するシステムを引き継ぐ時はナレッジを文書化しておいたほうが良いのは間違いありません。

前任の暦が長すぎて暗黙知が多い

同じ社員が1つのシステムを4,5年担当していると、どうしても文書に残らない部分が出てきます。

しっかりと引き継ぎをしてくれたシステムでもあったことです。

異動が決まってから作り始めるとどうしても漏れてしまうので、その都度、文書に残して更新していくことが理想的なのですが、やはり忙しくてそうもいかないんでしょうね。

対処方を考える

駆け出しの情シス社員は困る場面を減らすことができるように、対処法も考えておきます。

  • システムに関する基本知識は押さえておく
  • プロジェクトの全体像や体制図は確認しておく
  • 自分のタスク量を客観的に把握しておく
  • 無理なら無理と言う
  • メモとして書き残しておく

対処法といっても当たり前のことが多いですが、システムやプロジェクト運営に関する基本的な知識は押さえておかなければ会話についていくことができません。

通勤・休日などのちょっとした空き時間を割いておくだけで、後の自分を助けてくれます。

会話の中で急にカタカナや難しい漢字が出てきた時でも恥をかくことが無くなります。

評価にも繋がりやすくなるでしょう。

また、自分が担当していない案件でも、進捗には目を通しておくべきです。

なぜその案件があるのか?何を達成したいのか?

前提や背景を把握しておき、進捗を把握しておくのが吉です。

人手が足りなくてヘルプとして入った時にもスムーズですし、話の進み方によっては自分の担当案件との関わりも発生します。

そして、自分の抱えている仕事は常に一覧としてまとめておき、客観的に進捗が把握できるようにしておくべきです。

仕事を抱えすぎてしまってパンクしてしまったら、最終的に困るのは利用者です。

どのような事情があれ、自分が球を持った状態で進捗を止めてしまうとプロジェクト全体に影響してきます。

そして、こういった事例はメモとして書き残しておくことで、後々同じことが発生してもすぐに対処できるようにしておく方が良いです。

この記事もその1つです。

新しく発生した作業は、簡単でもいいのでその都度、手順書をまとめておくことで、

忘れてしまっても進められるように、誰かに担当を引き継ぐ時に困らないようにすることができます。

仕事情シス
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