残業している割に仕事が進まない。
早く帰れと言われるけど、そもそも振られている仕事が多すぎて終わらないから残業するしかない。
家に帰ったらご飯を食べて、風呂に入って寝ることしかできない。
そんな状況に陥ってしまうと、だんだんと気が滅入ってきますよね。
私自身そのような状況になってしまっています。
だからと言って、休みの日に趣味やら何やらで気を紛らわそうとしても、あまり気分は晴れません。
悩みを解消するには、根本的な原因を解決する必要があります。
そして、仕事の悩みは仕事でしか解決できません。
解決できなければ精神面に追いつめられるだけになってしまいます。
今回はそんな状態からどうすれば抜け出すことができるかを考えます。
ここから、手法としていくつか解決方法を考えますが、
仕事が進まない理由は手法の悪さではなく、もっと根元の部分にあるのではないでしょうか？
残業ばかりしていても評価されない
そもそもの前提として、残業は悪です。
昭和の時代であれば遅くまで仕事していたら頑張っているなと評価されたのかもしれませんが、
昭和から元号は2度変わりました。
今は残業すれば評価されるような状況ではありません。
会社側にとっては人件費が嵩むだけです。
自分自身にとっては健康面・精神面で悪い影響を及ぼします。
仕事を早く完遂し、定時で帰ることができるよう目指すことを前提とするべきでしょう。
何に時間を取られているのか？
残業している割に仕事が進まない原因は何でしょうか？
何に時間を取られているのでしょうか？
このように聞かれた時に、パッと答えが浮かぶでしょうか？
浮かぶようであれば、その原因の解決に向けて対策を打てば良いだけです。
しかし、明快に答えが浮かぶようであれば、おそらく残業ばかりしている状況には陥っていないでしょう。
実際には何に時間を取られているのかすぐにはわからないのではないでしょうか？
そのため、まずは何に時間を取られているのかを明らかにする必要があります。
いわゆる仕事を見える化することで可能ですが、
それには次の3つの方法があります。
- スケジュールの予実管理
- タスク管理
- 問い合わせ管理
今回はスケジュールの予実管理に絞って考えてみます。
日報を作る（スケジュールの予実管理）
何に時間を取られているのかわからないのであれば、まずはそれを明らかにしなければなりません。
そのためには、今日自分が何をしていたのか？事実を細かく記載していくしかありません。
Excelでもメモ帳でもなんでも良いので、左側に当日の予定を1時間毎に記載し、右側に実際に何をしていたかを書き込んでいきます。
細かい体裁などは考える必要はありません。むしろ不要です。
予定と実績を30分毎、もしくは1時間毎に3分時間を取って記載するだけです。
そうすると、はっきりと時間の使い方が見えてきます。
ボーっとしている時間、自分では解決できず考え込んでしまっている時間。
ひたすら作業に集中していた時間。緊急で差し込まれた案件に取られていた時間。
しっかりと業務をしている時間もあれば、何もしていない時間もあります。
どのように過ごしていたとしても、嘘偽りなく事実を書いていきましょう。
この記録は自分用のものです。
誰に見せるものでもないので、ここで自分を騙してしまうことは厳禁です。
ここで誤魔化してしまうと何も進みません。
こういう管理シートを記載することすら時間と手間がかかりますが、
面倒くさいからと適当にしたまま今の状態を続けると、本当に何も進みません。
いつまでも進捗がなく原因もわからないようであれば、そのうち自分自身の業務状況を先輩上司が管理するしかなくなります。
ここで行っているようなことを強制されることになるかもしれません。
今よりもひどい状況に陥る前に、自分自身でリカバリすべく動いた方が絶対に良いです。
もっと根本的な原因を探る
仕事が進まないのは何かに時間を取られているからですが、何に時間を取られているのかをはっきりさせることは重要です。
スケジュールの予実管理で時間を取っている仕事を明らかにすることができたら、
次はなぜそれに時間を取られているのかを明らかにする必要があります。
そして、時間を取られている原因は手法云々の問題ではなく、もっと根元に原因があるのではないでしょうか？
私の場合は、他者への報告・依頼・相談の必要があるときに考え込んでしまうクセがあります。
上司のあの人への報告が苦手だとか、担当のあの人への依頼がやりにくいとか、そういうコミュニケーションの部分です。
仕事だから割り切ってやれという声もありますが、どうにもそれが難しいです。
苦手なことを後回しにしてしまい、時間がかかる上に期限ぎりぎりになって焦りながらやる羽目になると、残業ばかりになってしまうのも仕方ないのかもしれません。
まとめ
残業を減らすためには、まずは時間を取られている仕事が何かを知る必要があります。
そのためには、当日の予定と実績を事細かに書き出すことで可能です。
そしてその次は、なぜその仕事に時間を取られているのかを考える必要があります。
それは、単なる手法の問題ではないかもしれません。
その原因を明らかにするためにもまずは自分用の日報を作ってみましょう。
原因が明らかになれば後は対策を立てるだけです。
その段階になればスケジュール・タスク管理の手法を学ぶことで改善の目処が立ちます。
知らないことをあれこれ考えても仕方がないので、手法については外から学んでしまいましょう。
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