ACCESSについて

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このページは、初めてACCESSを使用する方に向けて、ACCESSについて紹介したものです。

私自身が使い始めて疑問に思ったことを中心に書いています。

ACCESSについての説明はたくさんありますが、実際に使ってみて慣れていくまでの中で、こういうことなんだなと自分が納得したことに焦点を当ててご紹介します。

ACCESSについて

ACCESSとは、マイクロソフトが提供しているデータベースを管理するためのソフトウェアです。

Excelとの違い・使い分け

Excelなどのスプレッドシートを使った業務に慣れていると、なぜわざわざACCESSを使う必要があるのか?という疑問が生まれるかと思います。実際その通りで、多くの業務はExcelでも行うことができます。

Excelは表計算を行うためのソフトウェア、ACCESSは大容量のデータの保存・管理を行うソフトウェアということで分けて覚えておくくらいで良いと思います。

ExcelとACCESSは備えている機能が近いです。どちらのソフトウェアでもデータの保存と管理は行えますし、どちらのソフトウェアでも集計処理などを行うことができます。

優劣などはなく、どちらも業務を行うための手段でしかないと考えています。

どちらかを絶対に使わなければならないというような決まり事もないので、業務の目的やその時の状況に応じて適切なソフトウェアを選択するのが良いかと思います。

ACCESSを使うメリット

Excelと比べたACCESSを使うメリットは以下の点などが挙げられます。

  • 大容量のデータを扱いやすいこと
  • 複数人での使用に対して比較的強いこと、
  • Webサイトのような業務システムを作りやすいこと

ファイルサイズが大きくなってしまうと、Excelの場合は起動や保存をする時に長い時間がかかります。中にたくさんの関数を入れているとそれらが連動して処理を行うので、余計に時間がかかることもありますが、ACCESSは後述する特有の使い方によって、比較的素早く処理が完結できます。(もちろんACCESSでも使い方によっては時間が長くなることもあります。)

大きめのデータが保存されているExcelファイルを複数人が共有して使っていると、更新したはずのデータが更新されていない、もしくはその逆が起こることがあります。また、設定には他の人が使っている間は自分が編集できないということもありますし、最悪はExcelファイルが動かなくなってしまうこともあります。これも、次の項目の内容で記載している方法によって、比較的安定して使うことができます。

また、Excelはシートによって画面が構成されますが、ACCESSはテーブル・クエリ・フォーム・レポートなど目的によって異なる画面が用意されています。これらを組み合わせて使うことで、私たちがインターネット上で使っているWebサイトのような業務システムを構築することもできます。

ACCESSに特有の使い方

ACCESSはデータを保存するためだけに使用するバック側のファイルと、実際に利用者が操作を行うフロント側のファイルとに分けて使用することがあります。

Excelファイルでは、単一のファイルに対して複数人が同時に操作を行っていくので、処理が遅くなるなどの弊害が発生します。

しかし、ACCESSであればファイル分割をして、フロント側(フロントエンド)のファイルを利用者一人一人に渡し、バック側(バックエンド)のファイルに対してはデータの管理を行う時だけ接続するような形にすることで、Excelを複数人で操作していた時のような不具合を抑制することができます。

最後に

ここまで、ACCESSの簡単なご紹介でした。実際に使っていく方法については次の記事や下記の一覧で紹介しています。

ACCESSを使った業務をスムーズに行うために、どんどんACCESSに詳しくなっていきましょう。

次:テーブル・クエリ・フォーム・レポート・マクロ・モジュールなどのオブジェクトについて

ACCESSに関する記事はこちらに一覧としてまとめています。

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