Excel VBAについてです。
マクロを使えるようになれば、
業務中にExcelで行う単純作業や繰り返し作業はかなり効率化できるようになります。
手で行うと数時間かかる作業も数分で終わらせることもよくあります。
しかし、「マクロを使える」とは具体的にどういう状態を指すのでしょうか？
習熟度はいくつかの段階に分かれると思いますが、それぞれの段階にいたるまでどれほど練習が必要になるかも関わってくるため、考えてみました。
手作業とマクロ作成の負荷・時間を比較できる
実務で使えるレベルの分かれ目になるのは、手作業とマクロ利用時の負荷・時間を目算できるかどうか？という点になります。
「どのような機能を持つマクロでも作成することができる。」という状態は理想的です。
しかし、そこまでのレベルに至るまでには相当の時間と練習が必要となるでしょう。
マクロを作成することが業務の全てならそれで良いかもしれませんが、
業務がそれだけであることはあまり考えられません。
期待する機能を持つマクロを作成するまでにあまりにも時間がかかる場合や、
そもそもどうすれば作成できるのかがわからず、調べる必要がある場合も出てくるでしょう。
他にも数多くの業務を抱えている場合、業務中にいちいち調べて練習するような時間はありません。
自動化すると楽になることはかなり多いですが、
必ずしもマクロを使わなければならないというルールがあるわけではなく、
実務上、手作業で進めてしまった方が早い場合もあります。
そのため、手作業で進める場合、マクロを作成する場合のそれぞれで、
どれほどの作業負荷と時間が必要になるのか？
ざっくりとでも測ることができれば、ある時はマクロを作る。ある時は手作業で進める。
という具合に全体で見て効率よく業務を進めることができるようになります。
マクロ作成の負荷と時間を見積もる
マクロ作成と手作業のどちらが早いかを判断するには、
作成にどれほどの時間が必要になるのか目算できるようになる必要があります。
そして、必要な時間を見積もるには、どのようなコードになるのかイメージできなければなりません。
ここでまた2通りの場合に分かれます。
・今ある知識で作成できる
・今ある知識では作成できないため、調べる必要がある
今ある知識で作成できる場合は、コーディングに必要な時間も見積もることができますが、
期待する機能を持つマクロを作成するには、今ある知識では作れない場合もあるでしょう。
そうでない場合は、コーディングの際に調べる必要が出てきます。
調べる。コーディングする。期待通りに動作するか確認する。といった手間が増えます。
調べて使いこなせるようになるまでの負荷も大きくなりますし、結構大変です。
今ある知識で作成できるように、練習を増やすことももちろん意味がありますが、
それを業務中にすることは難しいでしょう。
・簡単に作成できるか/できないかの切り分け
・作成に必要な時間
この2つをすぐに思い浮かべられるようになれば、実務上でも活かすことができると考えています。
手作業の方が早いパターンとは？
手作業の方が全体で見ると早く仕事が進むパターンとは、具体的にどのような状況でしょうか？
それは、突発的に必要となったが継続的に使用することのないデータの集計が当てはまると考えます。
毎日、毎週のように定期的に集計して報告・利用するデータがある場合は間違いなくマクロを利用する方が効率が良くなりますが、
今日・明日の報告に必要となり、データの総量も大して多くない。
さらに、報告の後にはもう使うことがない。
そのような場合は、その場ですぐに作成しておしまいになることが多いのではないでしょうか。
空き時間に練習する
ここまで書いてきたように、マクロを作成するかにどれほどの負荷と時間になるか？
その見積もりができれば、業務上でも効率的に活用できると考えています。
初学者の場合は、その判断は難しいですし、知らないことの方が多いので調べることも多いでしょう。
できる限り今ある知識で作成できるようになるよう、また作成に必要な時間を正確に見積もることができるように、
ある程度の練習をして経験を積んでおくことは重要です。
どんな機能を持つマクロを作成できる。とまではならなくても良いと思いますが、
できることを増やして、今ある知識でマクロを作成できるになれば、時間の見積もりは正確になりますし、
マクロを利用する場合もすぐに作成できるようになって効率的になるでしょう。
まとめ
今回の内容をまとめるとこのようになります。
- 必ずしもマクロを使わなければならない訳ではない
- 手作業とマクロを利用時のどちらが早いかを判断し、全体での効率を意識する
- マクロ作成時の負荷と必要な時間を見積もることができるようになる
- 負荷軽減と正確な時間の見積もりのために練習が必要
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大抵、マクロを作成する際には何か必要とする機能がすでにあるはずです。
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